הודעות לעיתונות: גישות מוטעות שכדאי להימנע מהם וחוקים שכדאי ליישם.
כתיבת הודעה לעיתונות הפחידה פעם בעלי עסקים רבים, אבל כיום המצב השתנה. ברגע שלומדים בדיוק מה היא הודעה לעיתונות וממה היא מורכבת הדברים נעשים קלים יותר ופשוטים יותר.
בוא נרד לעומק של הודעה לעיתונות ונראה מה הם אי ההבנות והטעויות לגביה. הודעה לעיתונות כמו שהיא מוגדרת בויקיפדיה היא: "הודעה כתובה שמוסר אדם או ארגון לעיתונאים, על מנת להביא לידיעת הציבור מידע בעל ערך חדשותי". ההגדרה הזאת מדויקת לגמרי ומסבירה לך מהי הודעה לעיתונות.
אחד הדברים החשובים ביותר בכתיבת הודעה לעיתונות זה להבין שאתה לא כותב הודעה פרסומית לקהל לקוחותייך - זו אחת הבעיות הגדולות ביותר בעת כתיבת הודעות לעיתונות. הרבה בעלי עסקים קטנים ועצמאים לא מבינים את העניין הזה וטועים בו פעמים רבות. עניין זה גם גורם לתסכול אצל בעלי העסקים כאשר הם רואים שההודעה לא מעניינת אף אחד ולא נכנסה לתקשורת. הם לא מבינים שהרבה פעמים זה רק בגלל שהם לא כתבו אותה בטון הנכון.
כתיבת הודעה מוצלחת לעיתונות תלויה בכך שתתאים את ההודעה לעולם התקשורת. אם לא תעשה כך, הסיכוי שהודעה תגיע לתקשורת ותפורסם נמוכה. מכוון שבסופו של דבר, אם זה לא מעניין אותם - למה שהם יפרסמו אותה ?. ההודעה שלך צריכה לעורר תגובה חיוביות ביותר אצל כתב העיתונות. נסה לשים דגש על הערך שאתה מביא לאנשים, נסה להפתיע, להיות יצירתי ויהיה לך סיכוי גדול יותר להכניס את ההודעה לתקשורת.
כיצד להפיץ הודעות לעיתונות בתקשורת ?
- עליך להכין מסמך ראשוני שבנוי בפורמט קבוע, נוח לקריאה וברור. פורמט נוח, יפה וברור יקל על העיתונאי לקורא את ההודעה ובנוסף ישדר לו רצינות מצדך. אם תכתוב הודעה לא מסודרת, העיתונאי יכול לזרוק אותה מבלי בכלל להסתכל עליה. על מנת לכתוב הודעה ברורה, הקפד על הכללים הבאים :
- תמיד נסה להקל על העיתונאי – מסור לעיתונאי אם אתה רוצה שההודעה תפורסם בצורה מיידית או שיש זמן מדויק שבו אתה מעדיף את פרסום ההודעה (לדוגמא: לפרסום בשבוע הראשון של ינואר). אם יש לך תאריך יעד לפרסום ההודעה, ציין זאת. ביחסי ציבור צריך להקל על העיתונאים לעשות את העבודה.
- כותרות הם הדבר החשוב ביותר - זכור תמיד שכותרות נכונות עושות הבדל גדול. בכל סוג של פרסום הקופירייטינג עושה הבדל עצום. אם לא תמשוך את תשומת הלב של העיתונאי בשניות הראשונות (כן זה כל הזמן שיש לך), אז כל ההשקעה שלך תלך לפח. כתוב כ - 6-10 כותרות ולאחר סיום כתיבת ההודעה, חזור לכותרות וראה מהי הכותרת שמתאימה ביותר לצרכים שלך. תבחר את הכותרת שגורמת לך להגיד- ואו!
תראה את הרשימה לחברים ולמשפחה וקבל חוות דעת אישית. תהליך בחירת הכותרת להודעה העיתונות חשובה מאוד להצלחה ביחסי ציבור. הקפדה על החוקים האלה יכולה לעשות את ההבדל בין הודעה מוצלחת להודעה לא מוצלחת, כמו כן את ההבדל בין יחסי ציבור טובים לכאלה שלא.
- תאריך ומיקום - כתוב בתחילת הפסקה שלך את התאריך שבו אתה כותב את ההודעה והמיקום שבו מתרחש האירוע שעליו אתה מספר. לדוגמא, 30.06.2007 בתל-אביב, ישראל. לאחר שציינת את הפרטים הראשוניים תתחיל לכתוב את ההודעה.
- שלב רווח כפול בהודעה - זה הרבה יותר יפה ונעים לעין לקרוא הודעה עם מספיק מרווח בין השורות והמילים. תשתדל שזה לא יהיה דחוס על מנת שהעיתונאי יוכל לקרוא את ההודעה.
- השתמש בציטוטים ותן קרדיט - זה בהחלט משביע רצון להשתמש בציטוטים של מומחים בנושא שעליו אתה כותב את ההודעה, זה יכול לעזור לך לבנות את האמינות של ההודעה שלך.
- קריאה לפעולה - מומלץ תמיד לקרוא לפעולה. כתוב מה אתה רוצה שיהיו התוצאות של ההודעה שלך, כתוב האם אתה רוצה שאנשים יתקשרו למספר מסוים בשביל לקבל מידע ועוד. אתה רוצה שמישהו יבקר בחנות שלך? כתוב את זה על מנת שהפעולה שאתה רוצה להשיג תהיה ברורה יותר.
- צרף את פרטי יצירת הקשר שלך - שם, מספר טלפון, כתובת אישית, כתובת דואר אלקטרוני וכל פרט חשוב אחר. צרף את זה לכל עיתונאי שאתה שולח לו את ההודעה. פעמים רבות העיתונאים רוצים עוד פרט קטן על המקרה שעליו אתה כותב והם יצטרכו ליצור איתך קשר.
- בעת שליחת ההודעה לעיתונאים נסה למקד את השליחה לעיתונאים שזהו תחום העיסוק שלהם. למשל, אם אתה שולח הודעה בתחום העסקים לעיתונאי שכותב על ספרים זה לא ממש יעזור לך - אלא יותר יבזבז את זמנך.
מומלץ לעשות מחקר ראשוני ולמצוא את העיתונאים שעוסקים בתחום שלך. זכור, כאשר אתה כותב משהו אישי יש לך סיכוי גדול יותר לבלוט מעל אחרים.
- אחרי שעשית עבודת מחקר לגבי העיתונאים בנישה שלך, אתחל לבנות קשרים איתם - אתה תהיה מופתע כמה זה עשוי לעזור לך בעתיד. עיתונאים מחפשים בקביעות אחרי סיפורים מעניינים לחלוק עם הקוראים שלהם. אם יש לך קשר יציב וארוך איתם, הם ידברו איתך ויתייחסו אלייך כמומחה בתחום.
- אף פעם אל תשלח לעיתונאים הודעות עיתונות שנראות כמו פרסומת זולה. הודעות לעיתונות נועדו על מנת ליידע את העיתונות ואת קהל הקוראים שלהם דבר חדש. לא תגיע לשום מקום אם תשלח הודעה פרסומית ושיווקית נטו. אנשי תקשורת אוהבים לקרוא סיפור טוב שהם יכולים להעביר אותו הלאה לקוראים ואשר גם הם יכולים להנות ממנו.
לסיכום, אפשר ללמוד יפה מויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית: "הודעות לעיתונות לפעמים היוו מטרה לביקורת על עיתונאים, אשר לפעמים משתמשים בהם יותר מדי על מנת לבצע את עבודתם. מאמרים רבים הם בסך הכל ההודעה לעיתונות עם כמה שינויים קטנים. אנשים רבים מבקרים עיתונאים שפועלים בצורה הזאת מכוון שזה פרסום חינם לעסק שכתב את ההודעה. למרות זאת עדיין הרוב מסכימים שהודעות לעיתונות זה מקור אמין בצורה מסוימת אשר עוזר למידע להגיע בצורה נכונה ומסודרת לתקשורת".